Aplikacija za organizacijo državnih dogodkov v času predsedovanja Slovenije Svetu EU
Slovenija je v drugi polovici leta 2021 uspešno zaključila projekt predsedovanja Svetu EU. V tem okviru je bilo izvedenih veliko dogodkov na različnih ravneh. Vsebinski vidik, sam po sebi ni dovolj. Pomembno je, da ga uspešno dopolnjuje logistični del izvedbe dogodkov. Predsedovanje je namreč tudi priložnost za promocijo države ter izboljšanje njenega ugleda v EU in svetu. Posledice organizacijskih zapletov bi lahko močno presegale okvire države. Zato je bil velik poudarek podan dobri informacijski podpori za logistično izvedbo dogodkov. Izhodišče pri razvoju aplikacije je bila horizontalna zasnova, ki ni omejena zgolj na polletni projekt.
Predviden čas branja: 10 min
S.M., Ljubljana
Izvedba predsedovanja Svetu Evropske unije (EU) je za državo poseben izziv zaradi kompleksnosti operativnega vodenja, zahtevnih organizacijskih, kadrovskih in finančnih vidikov, hkrati pa tudi zaradi drugih zunanjih okoliščin. Slovensko predsedovanje se je kot četrto po vrsti odvijalo v času pandemije covida-19, kar je ključno vplivalo tako na vsebinsko plat, kot na samo izvedbo. Poleg vsebinskega je bil za izvedbo projekta zelo pomemben tudi logističen vidik, in v tem okviru učinkovita informacijska podpora. Zaradi zahtev po zagotavljanja višje stopnje odzivnosti in zanesljivosti delovanja je bila sprejeta odločitev, da se ključne informacijske storitve za predsedovanje izvajajo na infrastrukturi Generalnega sekretariata Vlade RS (GSV). Slovenija je bila v času predsedovanja izpostavljena povečanim tveganjem iz naslova kibernetskih napadov. Zato je bil velik poudarek podan področju informacijske varnosti. Težave v delovanju storitev ali uspešno izveden kibernetski napad bi namreč lahko imel škodljive posledice na ugled in delovanje države.
Čeprav so potrebe po takšnem sistemu v državni upravi obstajale že dolgo, je bila odločitev za razvoj sprejeta šele v okviru neposrednih priprav na predsedovanje Slovenije Svetu EU. V času predsedovanja se namreč kopičijo pomembni dogodki na najvišji državni ravni, organizacijski zapleti pa imajo lahko tudi širše negativne posledice, ki presegajo meje države. Informacijska rešitev je zato najprej namenjena potrebam predsedovanja, nato pa bo kot horizontalna storitev na voljo širši državni upravi. Poleg uporabniške izkušnje je velik poudarek na varnostnih zahtevah. Posamezni moduli so javni in odprti, drugi, kjer se obravnavajo občutljivi podatki, pa so del zaprtega okolja. Uporabniki so udeleženci, predstavniki medijev, policija in drugi sodelujoči pri organizaciji. Ker gre v prvi vrsti za podporo organizaciji večjih mednarodnih dogodkov, zasnova omogoča večjezično podporo, uporabo mobilnih naprav in povezavo s sistemom za varnostno preverjanje. Zagotovljena je tudi povezljivost z moduli, ki pokrivajo posebne vsebine posameznih državnih organov in sektorjev ter gostinske, prevozne, konferenčne in nastanitvene zmogljivosti. Zaradi izzivov, povezanih z obvladovanjem epidemije covida-19, so bile potrebne tudi spremembe v logistični pripravi in izvedbi projekta predsedovanja, predvsem v smeri organizacije virtualnih dogodkov. V prispevku je prikazana študija primera ustreznosti rešitve, v kateri smo opazovali nepovezane spremenljivke obremenitve infrastrukture, razpoložljivosti storitve in stopnjo optimizacije delovnega procesa z izvedbenega vidika.
Zaradi zaostrenih epidemioloških razmer je bila izvedba občutno zahtevnejša. Industrija srečanj je namreč eno izmed področij, ki jih je koronska kriza najbolj prizadela. Srečanja najvišjih državnih predstavnikov in nosilcev ključnih vsebinskih področij so se morala prilagajati prizadevanjem za obvladovanje epidemije. Dogodki na najvišji državni ravni vključujejo tudi nastanitvene kapacitete, vrhunske gostinske, turistične in promocijske storitve, prevoze, česar pri virtualni izvedbi ni. Na srečo se je na koncu izkazalo, da je zaradi boljših epidemične razmer v poletnih mesecih, uspelo več kot polovico dogodkov v Sloveniji izvesti v živo, med njimi tudi najpomembnejši dogodek slovenskega predsedovanja: vrh EU – Zahodni Balkan.
Aplikacijo je razvil zunanji izvajalec. Avtor prispevka je v projektu sodeloval kot skrbnik pogodbe za izvedbo in izvajanje naročila.
Aplikacija je vila vzpostavljena v sodelovanju s Protokolom RS, MJU in MZZ. Glavni namen je bila učinkovita informacijska podpora logistiki v času predsedovanja Svetu EU. Že v izhodišču pa je bilo predvideno, da se z uporabo nadaljuje tudi po koncu tega projekta. Jedro predstavlja horizontalno storitev državne uprave. Na to osnovo se vežejo moduli, ki pokrivajo posamezne splošne in sektorsko specifične vsebine organov državne uprave. Podprti so vsi vsebinski sklopi, ki se navezujejo na organizacijo dogovdkov: predstavitvena spletna stran, rokovnik, konferenčne zmogljivosti - prostori in sedežni red, nastanitve, gostinske storitve, stroški, darila, označevalni sistemi, tolmačenje, akreditacije, prehrana in prehranske posebnosti, spremljevalne destinacije in prevozi. Zagotovljena je povezava s sistemom za varnostno preverjanje policije. Vključuje akreditacijski center (spletni portal za končne uporabnike), orodja za administracijo (spletni vmesnik), check-in aplikacijo za beleženje prisotnosti na dogodku in mobilno aplikacijo za organizatorje dogodkov (Android, iOS).Viri:
- Dnevi slovenske informatike 2022, Horizontalna informacijska rešitev za organizacijo državnih dogodkov, Portorož, elektronski vir – zbornik, 11. 5. 2022
- Dnevi slovenske informatike 2021, Sistem za organizacijo dogodkov v času predsedovanja Slovenije Svetu EU, Portorož, elektronski vir – zbornik, 19. 10. 2021