LETALO PREVOZI VLADA

Upravljanje prevozov z vladnim letalom Falcon


Aplikacija za upravljanje letalskih prevozov je bila razvita z namenom optimizacije izkoriščenosti vladnih letal. Prvotno zgolj za eno letalo - Falcon 2000EX, ki pa se mu je kasneje pridružil še Turbolet.


<  Predviden čas branja:   10 min
S.M., Ljubljana
Z namenom optimizacije izkoriščenosti vladnega letala Falcon 2000EX je bila v Generalnem sekretariatu Vlade RS (GSV) razvita spletna aplikacija za celovito upravljanje letalskih prevozov. Ministrstvom in vladnim službam omogoča oddajo potreb po prevozih za katere je skladno s sprejetimi sklepi Vlade RS mogoče uporabiti to letalo. Ministrstvo za obrambo (MORS), kot upravljavec na podlagi prejetih vlog optimalno zapolni njegove kapacitete. Pri tem se med drugim upošteva razpoložljivost, ekonomsko upravičenost in možnosti kombiniranja naročil. Storitev s podporo avtomatiziranega obveščanja in priprave izpolnjenih obrazcev poenostavlja in postopek na vseh nivojih – tako naročanje na strani organov kot upravljanje letov in pripravo dokumentov za posadko. Aplikacija se nahaja na strežniku GSV in je dosegljiva državnim organom v omrežju HKOM. Ker je bila razvita z lastnimi kadrovskimi viri, v okviru rednega dela zaposlenih in z uporabo obstoječe infrastrukture GSV za ta namen ni bilo treba nameniti dodatnih finančnih sredstev.

Od nakupa letala so se v širši javnosti izpostavljala vprašanja glede smotrnosti lastništva in koriščenja letala. Zaradi sprememb v načinu uporabe, se občasno pojavljajo zgolj še posamezna vprašanja, predvsem glede upravičenosti uporabe na kratkih razdaljah. Na podlagi sprejetih sklepov vlade se je letalo pričelo uporabljati tako v splošno družbeno korist (prevozi organov), kot tudi za doseganje prihrankov pri službenih prevozih. Manjši prispevek v smeri doseganja optimalnejšega izkoristka predstavlja tudi aplikacija za naročanje prevozov eFalcon.


V primeru, ko se letalo ne uporablja v sistemu ATARES ter za VIP prevoze na podlagi bilateralnih dogovorov z državami članicami NATO in EU, se lahko ob predpostavki ekonomske upravičenosti uporablja tudi za nekatere druge namene. Skladno s sprejetimi sklepi vlade je priporočljivo, da ministrice in ministri za izvajanje protokolarnih prevozov, uradnih in delovnih obiskov, v čim večji meri koristijo kapacitete letala. Ministrstva in vladne službe potrebe po letalskih prevozih za katere je skladno s sprejetimi sklepi Vlade RS mogoče uporabiti letalo Falcon 2000EX sporočajo preko aplikacije eFalcon.
S tem, ko so na enem mestu zbrane vse potrebe organov po navedenih letalskih prevozih lahko upravljavec tudi optimalneje zapolni njegove kapacitete. Tako lahko na določeni relaciji popolni zasedbo s kombiniranjem različnih namenov potovanj. Pri možnosti koriščenja letala se tako upošteva:

  • razpoložljivost (se ne uporablja v sistemu ATARES ter za VIP prevoze na podlagi bilateralnih dogovorov z državami članicami NATO in EU ali za druge namene z višjo prioriteto…),
  • ekonomsko upravičenost (kjer se upošteva tako cenovni kot tudi časovni vidik),
  • zgoraj opredeljene sklepe vlade, Navodilo o prevozih z letalom Falcon 2000EX in Cenik letalskih prevozov z letalom Falcon 2000EX.
Pri naročanju prevozov je že v izhodišču treba razlikovati med koriščenjem letala v sklopu kondiciranja in redno uporabo.
Postopek zahteva dobro medresorsko usklajenost med naročnikom in upravljavcem letala. Pri analizi poslovnega procesa smo ugotovili, da se za potrebe priprave različnih dokumentov, večkrat iste podatke vnaša tako na strani naročnika, kot upravljavca. S centralizacijo in načelom enkratnega vnosa podatka in šifrantov, ki se z uporabo dopolnjujejo, se to podvajanje odpravlja. Osnovni podatki o letih so dostopni vsem državnim organom, medtem ko so podrobnosti dostopne zgolj upravljavcu in prijavitelju leta. To omogoča lažjo popolnitev letov.
Za izvajanje aplikacije smo uporabili obstoječo informacijsko infrastrukturo in strežnike segmenta, namenjenega dostopu državnim organom iz omrežja HKOM.
Razvita je bila z lastnimi kadrovskimi viri, v okviru rednega dela zaposlenih in z uporabo obstoječe infrastrukture GSV. Zato za ta namen ni bilo treba nameniti dodatnih finančnih sredstev, sama storitev pa je bila tudi hitreje na voljo. Na podlagi specifikacije zahtev sta bili tako fazi razvoja in implementacije končani v dveh mesecih. Z redno uporabo smo pričeli s 1. 8. 2015.

Predstavljena storitev je eden izmed korakov v smeri optimizacije izkoriščenosti letala Falcon 2000EX. Z aplikacijo nismo posegali v sam postopek naročanja, temveč zgolj poenostavili administrativna opravila in komunikacijo. Tako smo z npr. načelom enkratnega vnosa podatka preprečili, da se iste podatke pri pripravi dokumentov vnaša tako na strani naročnika kot upravljavca. Ker je bila aplikacija razvita z lastnimi kadrovskimi viri, v okviru rednega dela zaposlenih in z uporabo obstoječe infrastrukture za ta namen ni bilo treba nameniti dodatnih finančnih sredstev.
Aplikacija eFalcon je v uporabi od leta 2015. V tem času se je sproti dopolnjevala in prilagajala zahtevam delovnih procesov državne uprave. Storitev je stalno razpoložljiva, nepredvidenih izpadov delovanja v tem obdobju ni bilo.

Viri:
  • Interni pregled, SI GSV, Ljubljana, 9. 2. 2023
  • Informatika v javni upravi 2017, Izkušnje pri uporabi aplikacije za optimizacijo izkoriščenosti vladnega letala Falcon 2000EX, 4. 12. 2017
  • Pametno upravljanje z dokumenti, Smartdoc 2015 by Media.doc, Naročanje prevozov z vladnim letalom Falcon 2000EX, zbornik, 2015